Manajemen Organisasi

Add caption

ETIKA PERSIDANGAN

Setiap persekutuan (perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarkis. Dimana senantiasa terdapat hubungan antar sesama atasan dan bawahan disebut Organisasi. Karena itu, secara hirarkis organisasi merupakan wadah kegiatan administrasi. Manajemen dan proses antar personil yang ada didalamnya.

Dalam melaksanakan aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai tujuan bersama organisasi itu, senantiasa bertitik tolak pada peraturan-peraturan yang telah dicanangkan dalam organisasi dan dijiwai oleh seluruh anggotanya. Keputusan-keputusan yang diambil dalam persidangan tentunya merupakan kebijakan organisasi yang harus ditaati oleh anggotanya.

Penguasaan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap pemimpin maupun anggota organisasi karena persidangan yang akan melahirkan keputusan-keputusan merupakan faktor dominan dalam menentukan laju organisasi bahkan pemerintahan dan kehidupan masyarakat banyak. Selain itu, persidangan dalam segala aspeknya merupakan hal yang harus senantiasa di perhatikan, manakala suatu organisasi yang tidak terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau  merugikan orang banyak.

Pengertian Persidangan. Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan.

Macam-macam Sidang, di tinjau dari segi pesertanya, adalah: Sidang Pleno, sidang Komisi, dan sidang Sub Komisi. Sementara sidang ditinjau dari jabatanya yaitu: Kongres/Muktamar/Munas/Mubes, Musda, Konferensi, Rapat tahunan anggota dan Rapat kerja.

Adapun syarat-syarat Persidangan itu diantaranya; adanya ruang sidang, waktu sidang, acara sidang, terdapat peserta sidang, adanya perlengkapan, tata tertib sidang, adanya pimpinan dan sekretaris sidang dan menghasilkan keputusan sidang.

Tempat Sidang. Sebagai pertemuan formal sidang memerlukan tempat yang memadai agar sidang berjalan dengan lancar dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Karena itu di bawah ini perlu mendapatkan perhatian seperti :

·         Tempat yang cukup luas

·         Ruangan bersih dan sehat

·         Keamanan harus terjamin

·         Tersedia sarana penunjang yang lain

Waktu Sidang. Sebelum sidang dilaksanakan sebelum sidang dilaksanakan faktor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karena itu disiplin waktu bagi semua pihak merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang.

Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang. Seperti lamanya sidang, waktu istirahat, waktu sholat, dan lain-lain.

Perlengkapan Sidang. Dalam melaksanakan persidangan maka peralatan yang dibutuhkan hendaknya dipenuhi, misalnya: Palu sidang, Kursi dan meja sidang, Podium, dan Pengeras suara dan lainnya.

Tata Tertib sidang. Agar acara persidangan berjalan dengan lancar. Maka perlu diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanya kelancaran tersebut. Dengan demikian perlu disusun tata tertib yang menyangkut:

·        Hak dan kewajiban peserta sidang

·        Peraturan mengenai keputusan sidang

·        Peraturan hak suara dalam persidangan

·        Peraturan pemilihan pemimpin sidang dan sebagainya

Pimpinan Sidang. Sukses atau tidaknya sidang sangat ditentukan pada pimpinan sidang. Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara lain: Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah, menjelaskan masalah yang akan dibahas, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya, peka terhadap masalah yang berkembang, tidak emosional dan tidak memaksakan kehendaknya, dan menyimpulkan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat kesepakatan dan pengambilan keputusan.

Sementara syarat-syarat pimpinan sidang itu harus; Mempunyai sikap leadership, Mempunyai pengetahuan yang cukup, Bijaksana dan bertanggung jawab dan Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis. Dan sikap pimpinan sidang haruslah simpatik dan menarik, disiplin, sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan, bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta dan menghargai pendapat orang lain.

Sebab-sebab menjadi pimpinan sidang :

·         Karena jabatan atau kedudukan

·         Ditinjau oleh atasan

·         Ditinjau / dipilih oleh peserta

Sekretaris dan Anggota Sidang. Untuk membantu kelancaran jalannya persidangan dan menjaga kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam sidang, diperlukan anggota atau sekretaris sidang untuk mencatat jalannya acara dan masalah yang berkembang dalam persidangan. Sehingga memudahkan untuk menganalisa dan kemungkinan peninjauan kembali, baik sebelum maupun sesudah diambil keputusan.

Keputusan Sidang. Keputusan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangannya.

Pengambilan Keputusan. Agar keputusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi (lobying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk mengacu ke arah prinsip-prinsip itu di atas, dalam sidang dilakukan proses :

·         Kualifikasi             : Saling menyatakan pendapat di antara peserta.

·         Interprestasi           : Penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan.

·         Motivikasi             : Penggunaan alasan yang logis.

·         Integrasi                : Pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat di-

terima oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagai keputusan sidang.

Move-move Persidangan. Dalam persidangan bisa muncul move-move yang dapat meramaikan persidangan, bahkan digunakan sebagai alat untuk menenangkan sidang, seperti :

a.       Schorsing ( penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu.

b.      Lobying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu,untuk mencari kesesuaian faham yang tidak dapat diambil dalam persidangan. Kedua point ini, juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kekalahan maka dilakukan schorsing.

c.       Interuption(memotong pembicaraan).

Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lainnya ataupun pimpinan sidang sekalipun. Dalam upaya inilah digunakan istilah “interupsi” yang ada pada hakikatnya meminta kesempatan untuk berbicara. Biasanya istilah interupsi yang sering berkembang dalam setiap persidangan, yaitu :

a.      Interruption point of order (meminta kesepakatan untuk berbicara).

Istilah ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang diintrupsi, baik itu peserta lain atau pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.

b.      Interruption point of information (meminta dan atau memberikan penjelasan).

Pemotongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang, untuk diberikan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan.

c.      Interruption point of clarification (minta diperjelas, atau dijelaskan)

Hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam dalam persidangan.

d.     Interruption point of personal prevelage ( permintaan untuk pembersihan nama).

Ketukan Palu Sidang. Dalam sidang, palu sidang mempunyai peran penting demi kelancaran persidangan. Mulai penempatan pemegangan sampai pada penggunaan/ketukannya mempunyai etika sendiri. Salah menggunakan atau mengetukkan palu sidang bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara audiens yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang adalah sebagai berikut :

a.       Satu kali (1x) ketukan digunakan untuk :

• Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang,
• Mengesahkan keputusan sidang point demi point,
• Memberikan perhatian kepada peserta sidang untuk tidak gaduh,
• Menskorsing atau mencabut kembali skorsing sidang yang hanya satu kali 15 menit.
• Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

b.      Dua kali (2x) ketukan digunakan untuk skorsing sidang lamanya 2x15 atau 2x30 menit.

c.       Tiga kali (3x) ketukan digunakan untuk :

• Membuka dan menutup sidang atau acara resmi.
• Mengambil keputusan dan atau mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruhan.

Contoh-contoh dalam menggunakan ketukan palu

1.        Membuka acara sidang.

Dengan mengucap Bismillahirrahmanirrahim, sidang/acara secara resmi saya buka, tok….tok….tok….

2.        Menutup sidang acara resmi.

Dengan mengucapkan Alhamdulillah, sidang/acara secara resmi saya tutup, tok…tok…tok…

3.        Pengesahan keputusan.

Dengan mengucapkan Alhamdulillah, hasil sidang dinyatakan sah, tok…tok…tok…

4.        Menschorsing/mencabut schorsing.

Dengan membaca Bismillah, sidang kita schorsing selama 1x15 menit, tok. 2x24 jam, tok.tok,.atau sidang kita cabut/buka kembali,tok.

5.        Menerima dan menyerahkan palu sidang.

Dengan membaca Bismillah, palu sidang saya terima ketuk (1x) kemudian membaca salam. Atau dengan membaca Alhamdulillah palu sidang, saya serahkan kepada presidium/pimpinan sidang yang lain…(1x) kemudian mengucapkan salam.

6.        Mengesahkan keputusan sidang point per point (1x) dan lain-lain.